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Arbeiten für Potsdam vielseitig, flexibel, bürgernah
Potsdam ist lebenswert, familienfreundlich und vielfältig. Das spiegelt sich auch in der Verwaltung der brandenburgischen Landeshauptstadt wider. Mit mehr als 2.500 Beschäftigten sind wir eine der größten Arbeitgeberinnen der Region. Als kommunale Behörde halten wir die Stadt am Laufen und sind zuverlässige Dienstleisterin für die Einwohnerinnen und Einwohner. Gleichzeitig geben wir die Impulse für die Entwicklung der Stadt.

Terminvor und -nachbereitung/
Assistenz:

Erstes Votieren für die Terminübernahme oder -absage im Hinblick auf organisatorische Machbarkeit und erste Bewertung von Dringlichkeit und Priorität
Eigenständiges Entscheiden über Ab- und Zusage von Terminen im eingeräumten Ermessensspielraum
Terminvorbereitungen für den Dezernenten, insbesondere die Koordinierung von Gesprächsterminen und die eigenständige Zusammenstellung von Terminunterlagen
Recherche und Themenaufbereitung
Einholen von Voten und Stellungnahmen, Überprüfen der Stellungnahmen auf Vollständigkeit und Aussagekraft
Protokollieren von Gesprächen und Gesprächsergebnissen
Kommunikation von Arbeitsaufträgen, Führen der Themenspeicher und Wiedervorlagen

Arbeits- und Gesundheitsschutz und sonstiges Risikomanagement

Führungsunterstützung im Themenbereich für den Dezernenten u.a. in seiner Rolle als Vorsitzender des Arbeitsschutzausschusses

Betreuung von Ausschusssitzungen (derzeit Ausschuss für Partizipation, Transparenz und Digitalisierung - PTD)

Vorprüfen der Themen für die Tagesordnung aus dem Ratsinformationssystem (RIS)
Erstellen der Tagesordnung sowie Nachbereiten der Sitzung inkl. Niederschrift
Komplette Bearbeitung der Sitzungen im Ratsinformationssystem RIS
Vorbereiten der Sitzung für die/den Ausschussvorsitzende*n und den Dezernenten Zentrale Verwaltung; logistische Sitzungsvorbereitung
Koordinieren zwischen dem Büro der Stadtverordnetenversammlung und Ausschussmitgliedern

Abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r (m/w/d) oder eine vergleichbare Berufsausbildung
Einschlägige Berufserfahrung wünschenswert
Kenntnisse und Erfahrungen in der Verwaltungsarbeit
Fähigkeit, sich schnell auf unvorhersehbare Situationen einzustellen und zu reagieren sowie ein sicheres Informationsverhalten
Bereitschaft, an Sitzungstagen bis in die Abendstunden zu arbeiten
Kommunikations- und Kooperationskompetenz
Dienstleistungskompetenz

Eine Stellenanzeige von Landeshauptstadt Potsdam